Si les particuliers ont intérêt à procéder à un classement et un archivage de leurs documents administratifs ; cela sera d’autant plus vrai pour les entreprises. Elles y sont d’ailleurs soumises légalement. Explications et méthodes.
Documents : comment procéder à un bon archivage ?
La loi sur la Transition Numérique implique de devoir digitaliser ses documents et ses pratiques, initiée par la facturation électronique.
Cependant cette obligation peut s’avérer très difficile à mettre en œuvre quand on n’a pas pris l’habitude de classer soigneusement tous ses documents d’entreprise, dans le but de les archiver.
Certains documents ont une valeur probatoire. Cela signifie qu’ils peuvent servir de preuve, afin de prouver la bonne foi de l’entreprise en cas de litige.
Ce sont également eux qui sont à présenter lors d’un contrôle fiscal ou demandés par un banquier lors d’une demande de prêt. Il s’agit donc de les conserver durant un temps donné, sachant que ce temps varie en fonction du document.
Ce point non plus n’est pas évident à comprendre, car il ne faut pas commettre d’erreur. Il serait par ailleurs contreproductif de conserver sans discernement tous ses papiers dans l’optique, justement de ne pas faillir, en cas de demande. Au bout d’un moment, les documents vont s’accumuler en vain dans une pièce, ce qui peut être particulièrement gênant surtout si aucun ordre n’est donné aux papiers.
Cette obligation touche tout autant les documents sous format papier que sous format numérique. Comment répondre à cela quand on a peu de temps et pas de connaissance en archivage ?
Savoir se faire aider pour son archivage : les astuces à connaitre
Avant de classer et d’archiver, il conviendrait donc de faire un tri des documents pour savoir quels sont ceux qui ont ou non une valeur probatoire.
Si la salle des archives est une pièce dans laquelle on entre pour déposer un paquet de feuilles à la fin de chaque semaine, les laissant s’entasser depuis des années ; ce qui est souvent le cas, la tâche est ardue, chronophage et surtout, la fatigue peut vite amener à commettre des erreurs.
Parce que c’est leur cœur de métier, il est préférable de se référer à l’expertise d’entreprises d’archivage qui vont faire un état des lieux et faire des préconisations. On peut tout à fait leur externaliser l’entièreté de la tâche. Dans ce cas, celle qui sera choisie va faire un tri préalable, supprimer correctement (sans possibilité d’exploitation par un tiers), les documents périmés, ordonner les autres et les classer.
Il est possible, dans le même temps, de leur demander de numériser les documents de telle manière que chaque inscription soit lisible (cela fait partie des critères de la loi) afin ensuite de les mettre dans un espace numérique de stockage.
Parce qu’un chef d’entreprise ne souhaite pas forcément que ses collaborateurs aient la possibilité de lire ce que contiennent certains documents, notamment comptables, il est possible de créer des niveaux d’accès.
Pourtant, en ce qui concerne les documents courants et classiques du fonctionnement de la structure, procéder à leur numérisation et leur classement, de manière automatique et autonome deviendra aisé après avoir été sensibilisés au besoin par ces mêmes entreprises d’archivage.
Le type de classement, de zone de stockage dématérialisé, les documents même sans durée probatoire qu’il convient de conserver car ils reflètent l’histoire de l’entreprise : tous ces choix relèvent bien entendu de l’entrepreneur ou du dirigeant qui reste seul décisionnaire, à chaque étape du processus.
Cependant, il n’a pas à se charger du reste, tout en ayant la satisfaction de répondre à ses obligations légales, de se démarquer de la concurrence qui n’a peut-être pas fait la même démarche et de savoir que ses équipes vont gagner en productivité en accédant à toutes les informations.
