Des documents, votre entreprise en produit et en reçoit tous les jours. A tel point que cela a, peu à peu, envahi votre bureau et vos armoires. Vous êtes tenté de tout jeter ? Abstenez-vous, car, légalement, vous êtes tenus de les conserver. Nous faisons le point pour vous.
Entreprise : conservation des documents : pourquoi ?
Suite à un devis, vous avez effectué une prestation. Une fois celle-ci réalisée, le client manifeste son mécontentement. Une situation litigieuse comme celle-là, aucune entreprise n’est à l’abri de la connaitre. Il faut alors être en capacité d’opposer des arguments, surtout quand on est dans son bon droit. Or, la parole ne suffit pas. Il est nécessaire de produire le ou les documents qui spécifient la nature et le détail de ce que vous avez mis en œuvre. Voilà une des raisons qui explique pourquoi vous devez conserver vos factures, par exemple.
Mais il en va de même pour vos factures d’énergie professionnelles, vos documents comptables et fiscaux ou encore vos documents sociaux ; c’est-à-dire relatifs à l’embauche et au travail de vos salariés.
Tous ces documents peuvent vous être demandés par l’administration, un contrôleur fiscal, un juge ou donc un client. Ils ont ce que l’on appelle une valeur probatoire (servant de preuve), pendant une certaine période ; la durée de conservation variant selon le type de document.
Archivage : comment avoir une gestion de qualité de vos documents professionnels ?
2 ans. 10 ans. 30 ou encore à vie. Voilà à quel point la durée de conservation de vos documents d’archives peut varier.
Vous vendez un produit sous garantie pendant deux ans ? C’est la durée pendant laquelle vous devez conserver les documents qui y sont afférents. Car c’est le laps de temps durant lequel l’acheteur peut vous demander son remplacement, une réparation, selon ce qui est indiqué dans votre politique de SAV.
Mais que faire, quand le délai est passé ? Il faudrait veiller, en tant que chef d’entreprise, à effectuer régulièrement un tri, pour ne pas être submergé par les papiers. Car plus une entreprise est active, plus le personnel est nombreux, plus la somme de documents devient titanesque.
Sans ordre de classement précis, vous allez vite peiner à trouver un papier vieux d’une décennie s’il repose quelque part dans une boîte dans la salle d’archives et que l’on vous demande de le présenter.
Soit vous prenez le temps de mettre tout à plat pour trier, classer et ranger vos archives, soit vous passez par l’externalisation de cette tâche chronophage. Une erreur dans votre tri pourrait vous être préjudiciable et la différence entre deux documents peut être compliquée à comprendre quand on ne maitrise pas les règles de l’archivage.
Or, c’est justement le métier de sociétés spécialisées qui connaissent les durées de conservation de chaque document. Elles peuvent donc procéder au tri et à la destruction sécurisée de tous vos papiers périmés. Elles peuvent même mettre en place une politique d’archivage pour les documents que vous avez numérisés. Cela n’est pas encore fait ? Pas de problème, les tiers archiveurs peuvent s’en charger pour vous.
